¿Crees que cuando delegas estás soltando un marrón? O ¿Crees que cuando alguien delega te está soltando un marrón?

Si respondes "sí" a alguna de estás preguntas, deberías preguntarte:

Para la primera pregunta ¿Se delegar? y para la segunda ¿Sabe mi superior en que estoy interesado y cuales son las metas profesionales que quiero alcanzar?

Aunque la mayoría de la gente cree que delegar es quitarse el trabajo que no le gusta y los marrones más feos, no podrían estar más equivocados. Delegar implica conocimiento, aprendizaje, confianza, paciencia-comprensión.

• Conocimiento porque para delegar debes saber a quien. No vale delegar a la persona libre, sin conocer si está interesado. Tu primer paso es conocer que objetivos profesionales quiere alcanzar tu equipo. Muy probablemente tendrás a alguien en tu equipo técnico que este interesado en la dirección de proyectos, en él deberías delegar solo tareas de dirección de proyectos. Así que delega las tareas pensando en si puede dar algún beneficio en la meta profesional del que las tiene que llevar acabo. Las ventajas de hacer esto son grandes:

o Calidad: Las tareas hechas con desgana y poco interés a menudo tienen que ser desechadas o entregadas con poca calidad.

o Satisfacción: Cuando haces tareas que sabes que te llevan a cumplir tus metas profesionales, se obtiene mayor satisfacción.

o Inversión: Cuando inviertes en la formación de una persona, estás invirtiendo en la empresa.

o Equipo: No es fácil construir un equipo, sin embargo es demasiado sencillo destruirlo. ¿Qué crees que sucede cuando alguien hace una tarea que no conlleva ningún beneficio propio? Esa persona empieza a frustrarse, quemarse, es decir la primera ventana rota de tu edificio (léase equipo) (link a post donde es explica “la ventana rota).

• Aprendizaje porque implica que la persona que está realizando las tareas está aprendiendo, está trabajando en dirección a sus objetivos. ¿Quién no quiere tener a gente contenta en el equipo? No crees que ese motivo es más que suficiente para aprender a delegar.

• Confianza porque delegar implica que confías en esa persona para hacer la tarea, pero esta confianza debe ser bidireccional, así que no tires por la borda la confianza de esa persona haciendo microgestión, preguntando constantemente por la tarea o pidiendo muestras para ver como va, no cuestiones el como sino el resultado.

• Paciencia-comprensión. ¿Recuerdas la primera vez que hiciste la tarea que vas a delegar? ¿La hiciste a la primera? ¿Sin errores?.¿Te presionaron para hacerla o te ayudaron? ¿Qué hubieras preferido tú, ayuda o presión? Recuerda estas preguntas cuando delegues.

]]> http://alfonsogu.wordpress.com/?p=825 Mon, 15 Sep 2008 19:30:51 +0000 alfonsogu (Fonso) http://alfonsogu.com/2008/09/15/el-efecto-paraguas/ ¿Qué es el efecto paraguas? muy simple.

¿Qué pasa cuando tienes paraguas? Pues que no te mojas.

Para mi este es uno de los principales problemas que existen en las empresas en cuanto a delegación. Cuando un responsable lleva los asuntos realiza una función de "paraguas" sobre las personas que tienen a su cargo. Vamos que generalmente se come marrones y se suele mojar. Eso hace que la gente que tienes contigo no se empape de las cosas y no crezca.

Cuando quitas ese paraguas que ocurre:

¿La empresa se para?

¿El proyecto no avanza?

¿Las cosas no se hacen?

Que va todo lo contrario lo que ocurre es que aparece otro paraguas, automáticamente ese hueco lo cubre otra persona ya sea de manera formal o informal.

Por tanto hay que saber cuando quitar el paraguas y saber marcharse.

Lo complicado es acertar ya que muchas veces te vas antes de tiempo, sin estar las personas preparadas para asumir ese paraguas y otras te sientes tan importante e indispensable que no te mueves de tu sitio por miedo a perder tu estatus. ¿que jodido ehh?

Cuando hablo de delegar, no me refiero a la delegación "a la española" de "oye, fulano, vete mirando el proyecto Xyz y ya me contarás lo que te parece cuando puedas". Eso no es delegar; eso es una chapuza. Me refiero a la delegación seria, basada en estimaciones, compromisos e incertidumbre bien gestionada. Cuando tú delegas de esta manera, y la persona en quién has delegado no te responde del modo esperado, se produce lo que yo llamo un fallo de compromiso. Esto es bastante habitual cuando la persona es nueva en el equipo o no está habituada a trabajar de este modo, pero con el tiempo y tus enseñanzas, es de esperar que los fallos de compromiso tiendan a cero. Observa la siguiente conversación:

Bob: Hola, Alice. Creo que habías quedado de enviarme hoy el documento de requisitos de SuperPlus.

Alice: Ufff... sí. Pero no lo he podido terminar.

Bob: Vaya. ¿Y por qué no?

Alice: Pues no he tenido tiempo.

Hasta aquí, esta conversación llama poco la atención. Seguro que te has visto en situaciones parecidas, ya sea como Alice o como Bob, en más de una ocasión. Pero vayamos más allá. Imagina que eres Bob. ¿Qué harías ahora, después de que Alice te dice que no ha tenido tiempo?

Esto es lo que haría Bob si fuese un manager clásico:

Bob clásico: Pues tenía que estar para hoy. ¿Puedes tenerlo para esta tarde?

Alice: Ummm... no creo... Es que aún tengo que hacer los diagramas del generador de fluzo.

Bob clásico: No pierdas mucho tiempo con eso. A ver si me lo puedes enviar mañana, ¿de acuerdo?

Alice: Vale, lo intentaré.

Esto es desastroso. En primer lugar, Bob está intentando realizar una estimación de un trabajo que es responsabilidad de Alice ("¿Puedes tenerlo para esta tarde?"), lo cual contraviene nuestra Regla 1. En segundo lugar, Bob está apresurando a Alice a hacer su trabajo, y quitándole importancia ("No pierdas mucho tiempo con eso"); Alice podría pensar "si mi trabajo es perder el tiempo, para qué lo hago?". En tercer lugar, Bob vuelve a intentar coaccionar a Alice para que le entregue su trabajo en una fecha dada ("A ver si me lo puedes enviar mañana"). Un desastre, vaya.

Un manager profesional de verdad haría esto:

Bob: ¿Por qué no has tenido tiempo? Habíamos llegado a una estimación que nos parecía fiable, ¿no?

Alice: Pues sí. Pero tuvimos un problema con la nueva versión de Visio y estuvimos liados tres días con eso.

Bob: Vaya. Cuando sea así, por favor, no esperes hasta el último momento para decírmelo. Avísame cuanto antes de que no vas a poder entregar a tiempo.

Alice: De acuerdo, lo haré.

Bob: Muy bien. ¿Cuando crees que podrás enviarme los requisitos entonces?

Alice: Pues mañana.

Bob: Me parece muy apresurado. No te apures. Recuerda que es mejor tomarte más tiempo y entregar en fecha, y no apretar los plazos y luego fallar la entrega de nuevo.

Alice: Pues... pasado mañana entonces.

Bob: Dame un fecha firme, por favor. Y con holgura.

Alice: Ummm... ¿El viernes al mediodía?

Bob: Viernes al mediodía, perfecto.

Como ves, el primer paso a tomar tras un fallo de compromiso es averiguar por qué se produjo el fallo. Bob pregunta a Alice qué ha ocurrido. Las causas más frecuentes son:

• Una mala estimación de partida. Esto es habitual con personas poco habituadas a realizar estimaciones, o en situaciones especialmente difíciles de estimar.
• Un problema inesperado. A veces pueden aparecer problemas que no hemos sido capaces de contemplar a priori. Por ejemplo, una vez participé en un proyecto en el que teníamos que imprimir miles de páginas en gran formato (A2) en pocas semanas, y a nadie se le ocurrió pensar que solo había una impresora de gran formato en la empresa, y que esa impresora necesitaría mantenimiento a medio proyecto, colapsando el trabajo durante dos semanas.
• Un problema esperado pero poco probable. A veces somos capaces de prever un problema potencial, pero nos negamos a inconrporarlo en nuestras estimaciones por considerarlo muy poco probable. SIn embargo, incluso los eventos muy poco probables pueden hacerse realidad a veces. Es el caso de incendios, fallos de hardware y otros desastres similares.

En nuestro ejemplo, la respuesta de Alice deja ver que la causa del fallo de compromiso ha sido un problema inesperado. En casos así, lo único que podemos hacer es notificar tan pronto como sea posible, y no esperar hasta el día de la entrega como hizo Alice. Esto se aplica también al caso de problemas esperados pero poco probables, aunque, en estos casos, es posible que sea adecuado revisar la necesidad de incorporar la probabilidad de ocurrencia de estos eventos para estimaciones futuras. Por último, en el caso de una mala estimación de partida, la única solución (además de notificar cuanto antes, por supuesto), es ganar experiencia en el "oscuro arte" de estimar.

Una vez que Bob tiene claro por qué Alice ha fallado en su compromiso, y le ha explicado cómo no volver a fallar (o cómo intentarlo, por lo menos), Bob ayuda a Alice a obtener una nueva estimación. Fíjate que Bob no realiza la estimación él mismo, si no que guía a Alice para que sea ella, una vez más, la que establezca sus propios plazos y recursos. Si Bob observa que Alice está precipitándose o proponiendo un deseo más que una estimación, la corrige y le sugiere un objetivo más realista.

Hasta aquí, todo bien. Imagina ahora que Alice vuelve a fallar en su entrega. Bob, armado de paciencia, vuelve a hablar con Alice y determina que la causa del fallo ha sido, de nuevo, un problema inesperado. Alice vuelve a contraer un nuevo compromiso y Bob espera que esta vez no falle.

Alice vuelve a fallar. Van tres.

Si tu fueses Bob, ¿qué harías? Este es el momento en el cual Bob debe plantearse que quizá, solamente quizá, Alice sea una de estas personas vagas, aprovechadas, que no pegan palo al agua y que usan la confianza que depositamos en ellas para beneficiarse personalmente. Hay que ser muy ciudadosos con estos temas, y asegurarse mucho antes de emitir ninguna acusación.

Lo que Bob debería hacer en este momento es llamar a Alice a una reunión en privado y hablar con detenimiento acerca de por qué ha fallado sus compromisos tres veces seguidas. En mi experiencia, si Alice es una caradura que está aprovechándose de la confianza de Bob, esta reunión la destapará. También en mi experiencia, solo una de cada cinco o seis de estas reuniones terminan de este modo; el resto resultan ofreciendo como resultado malos entendidos, o personas que aún no han aprendido a trabajar de un modo basado en la confianza. En todo caso, tener esta reunión es fundamental cuando una persona que trabaja contigo falla en su compromiso tres veces seguidas (o cuatro, más o menos).

Esta es la forma de averiguar quién es un vago y un aprovechado. Fíjate que, mientras este mecanismo funciona, el resto del equipo sigue trabajando a pleno rendimiento sin tener que pagar el precio de estar sometidos a ridículos sistemas de vigilancia como informes de progreso, control de presencia o espacios abiertos.

É um filme com um enredo nada original, mas que serve para fazermos uma excelente análise de nossas relações pessoais.

Mãe e filha vivem em eterna crise, afinal são muito diferentes, não respeitam às opiniões alheias, não conseguem entrar em um consenso, pensam apenas em si, até que recebem um biscoito da sorte chinês que as faz trocar de corpos e aí começa uma enorme confusão, pois a mãe está de casamento marcado para o dia seguinte. 

Para que possam cumprir suas obrigações, elas se passam pela outra e descobrem que o feitiço só poderá ser desfeito se cumprirem o que diz a mensagem do biscoito que fala do amor verdadeiro e o resto do filme, só assistindo. 

Não falarei da relação mãe e filha, mas das relações pessoais, focando, exatamente, na empresa. 

Talvez, alguns que lêem meu blog constantemente, pensem... “por que ela fala tanto de pessoas se é um blog sobre Empreendedorismo?”.  

Porque o mundo dos negócios é feito por pessoas, sem elas, sem seu suporte, nada pode existir e, principalmente, se não sabemos lidar com elas, as empresas podem não ter o sucesso que tanto desejamos. 

A mensagem do biscoito chinês do filme fala do amor verdadeiro e o que isso quer dizer? 

Respeitar as pessoas, compreender suas necessidades, seus pontos de vista, conhecê-las melhor, nos conhecer também para que possamos lidar com as diferenças. 

Você acha que se conhece bem? É do tipo que acredita que sempre tem razão e não existe outra pessoa que possa fazer o trabalho tão bem quanto você? Não consegue delegar, pois desconfia da competência do outro? Encobre seu autoritarismo quando diz que faz pelo bem da equipe? Adora dar feedbacks, mas não consegue ouvir, pois pensa que não tem nada para aprender de novo, que sabe tudo? 

Se você se enquadra em algumas destas perguntas, acho que você tem um problema! 

O primeiro passo para lidar com pessoas é buscar seu autoconhecimento, pois como você pode compreender os outros se não consegue compreender a si próprio, respeitar suas limitações, potencializar seus pontos fortes? 

Quem já não teve no ambiente empresarial, conflitos pessoais? Aquele colega de trabalho que parece fazer tudo errado, o chefe que você acredita ser um incompetente, um funcionário que parece não te entender, entre outros. 

O que normalmente acontece é que permanecemos no nosso ponto de vista, acreditamos que esse é o mais correto e não conseguimos enxergar as situações do ponto de vista das outras pessoas, pois temos valores, crenças e preconceitos que fazem com que eu enxergue o mundo apenas do lado que desejo, das coisas que considero mais importantes. 

Muitos CEOs de grandes empresas estão sendo demitidos e por quê? Não por falta de competência técnica, mas por não saber guiar pessoas para buscarem os resultados empresariais, esquecem que apesar de estarem em um ambiente empresarial, essas pessoas não são apenas profissionais... são seres humanos com sentimentos, vontades, pontos fracos e fortes, sendo assim, precisam aprender a lidar com isso. 

Você já deve ter ouvido a história do vendedor brilhante que foi promovido para supervisor de venda e foi um fiasco nessa posição, sendo demitido. O que aconteceu? O gerente dessa pessoa, do “seu” ponto de vista, acreditava que um profissional como esse, seria brilhante em qualquer lugar e como “todo mundo”, quer ter uma oportunidade melhor, porém, não perguntou a esse vendedor se ele queria uma promoção e se sentia feliz e preparado para isso.  

Por isso, devemos respeitar as pessoas, cada uma tem sua ambição, sua forma de pensar e lidar com o mundo, você não pode querer mudá-la, a mudança só pode depender dela.  

Vou propor um desafio... que tal você trocar de função ou pelo menos assumir algumas tarefas de alguém  com quem você trabalha para começar a entender o ponto de vista do outro para que você possa ajudá-lo e ser ajudado e provavelmente, aprenderá coisas que nunca imaginou, ampliando sua visão de mundo.  

A nivel personal:

• Construir la vida que nos merecemos
• Organizarnos financieramente
• Identificar el tipo de relaciones que nos hacen felices y salir a buscarlas
• Ponernos manos a la obra con nuestros asuntos pendientes
• Llegar a los 80 sin remordimientos
• No dejar para mañana lo que podamos hacer hoy
• Mejorar nuestras relaciones familiares
• Adaptarnos a nuevas tecnologías y retos
• Asimilar tanta información
• Manejar las emociones
• Acabar con el estrés
• Balancear nuestras vidas
• Reencontrarnos con nosotros mismos
• Tener vida propia
• Tener un espacio para hablar
• Encontrar nuestra misión
• Hacer lo que queremos y no lo que nos toca
• Aprender a decir “NO”

A nivel profesional:

• Elegir correctamente nuestra carrera universitaria o estudios
• Visualizar el trabajo de nuestros sueños
• Trabajar en lo que nos produzca satisfacción
• Salir del estancamiento profesional
• Mejorar las relaciones interpersonales
• Descubrir nuestros talentos y potenciarlos
• Mejorar habilidades y competencias
• Desarrollar liderazgo
• Asumir nuevos retos o responsabilidades
• Adaptarnos al cambio
• Mejorar el desempeño
• Aprender a delegar
• Tener un espacio para pensar, para hablar y/o para sopesar problemas
• Contar con una opinión imparcial
• Buscar un equilibrio entre la vida personal y la profesional
• Analizar objetivamente proyectos y situaciones
• Crear empresa

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El colaborador en quien deleguemos, asume la responsabilidad de ejecutar la delegación con eficacia y eficiencia y disfruta del poder, autoridad y recursos necesarios para terminar con el éxito el trabajo encomendado.

No obstante esta responsabilidad, que asume el colaborar, es exclusivamente ante el jefe de quien recibe la delegación, ante el resto de la organización sigue siendo el jefe el responsable del trabajo, sin que la delegación le exima de sus obligaciones, en lo más mínimo, en caso de haber problemas.

El acto de delegar suele producir cierto reparo en muchos directivos, unos por falta de capacidad, otros por miedo, otros por desconocimiento. Bajo mi punto de vista un directivo que no delega, simplemente no es un directivo, delegar es una parte intrínseca del trabajo de un directivo.

También es cierto que hay otro tipo de directivo, que no delega, abdica, es decir cede todo el poder sin control, sin planificación, sin objetivar la delegación. Esta postura es tan perjudicial como la anterior y descalifica de igual modo al directivo, tan malo es no delegar como hacer dejación de tus obligaciones.

Seguidamente daremos algunas recomendaciones para que su delegación sea una experiencia enriquecedora, tanto para el directivo como para los colaboradores.

- Decida que tareas debe delegar.-

Debería delegar todo aquello que le impida dedicarse a las tareas que sean más beneficiosas para la organización.

- Decida a quién debe delegar.-

Para ello debe conocer las competencias de sus colaboradores, saber quién puede y quiere hacerlo.

- Dótele de los medios necesarios.-

Ofrézcale todos los medios físicos y sobre todo de información necesarios para completar el trabajo, ni más ni menos. Trabajar con exceso de medios crea una cultura de ineficiencia en costes.

- Negocie objetivos, plazos y recompensa.-

Trate abiertamente con el colaborador, lo que quiere y cuándo lo quiere, deje que sea él quien decida en cómo. Decidan juntos cómo se va a supervisar la delegación y por supuesto la recompensa, pecuniaria o no pecuniaria, pero debe hacer algún tipo de recompensa.

1) La forma escandalosa: Gritos, sollozos, arañazos en las paredes, llanto entrecortado con hipo, palabras ininteligibles babeadas y luego escupidas mientras nos arrodillamos con los brazos en señal de ayuda; Mártir.

2) La forma diplomática: Pretendiendo un pleno control personal, una entereza mental admirable, un manejo concienzudo de situaciones límite, la cara de tranquilidad pintada en la cara; todo eso mientras pensamos en el qué, el cómo, el cuándo, el quién; prestas lágrimas listas para rebotar de nuestros ojos; Héroe.

La desesperación comienza cuando aquello que estamos realizando excede nuestra capacidad de manejo de dicho trabajo. Luego puede manifestarse como un agudo dolor en la boca del estómago, una fuerte e incontenible diarrea (véase cagadera), o, quizás, una verborrea insoportable, (siempre me pareció graciosa la forma en que se parecen la palabra  Diarrea y Verborrea, y cómo en muchísimas situaciones pueden significar lo msmo). La desesperación puede desaparecer en un instante si tenemos la gracia de estar cerca de alguien que sepa lo que debemos hacer, cómo hacerlo, dónde y con quién. Porque todos aquellos propensos a desesperarse eran los mismos que en la escuela se mataban estudiando, pero a último momento gritaban que no sabían nada, que se les había hecho una laguna, peor aún un lago; revisaban las carpetas de los compañeros para ver si no se olvidaban de nada (todo por que decían que sus carpetas estaban incompletas), lloraban entre ellos desconsoladamente dos minutos antes de entrar a la escuela, y se lamentaban o resignaban al dicho de: ya está, total... Terminado el exámen corrían a comparar sus respuestas con los demás. Siempre aprobaron.

También las madres suelen ser perfectas ejemplificadoras de la desesperación del primer tipo. Una madre está desesperada cuando dice: "Me vas a matar", "Vení para acá que te estoy hablando", "No me faltés el respeto, pendejo de mierda", "No tengo más plata, cómo querés que te lo diga..." o sólo expelen un ríspido "AJHAJAJAHHHHAAAAAAJASKJADHKSJDHKA".

La desesperación es señal de stress, por lo cual no se recomienda usar vestidos con strass porque subren la presión sanguínea.

Este adorable centro pseudo médico recomienda: Delegar (y si usted no sabe qué significa vaya a ver el significado a la Rae) 

Ahora, nadie se hizo esta pregunta: ¿qué pasa cuando uno es el último eslabón?, ¿cuando ya no hay nadie al que le podamos delegar?, ¿eh?

Indudablemente otro de los misterios del universo