Introducción

En otras entradas hemos abordado el tema de las Auditorías Técnicas, ello me llevó a elaborar el presente tema, pues no se ustedes si estarán de acuerdo conmigo y si no lo están pues bueno…, se me ocurrió escribirlo ya que está directamente emparentado con él.
Recuerden que en toda organización los documentos van y vienen, aparecen y desaparecen como por arte de magia. No se ustedes, pero siempre escuché hasta el cansancio las siguientes expresiones, que ya te lo di y no me lo devolviste..., que esa copia no debía llegar a manos de fulano..., que ese documento era el único que teníamos, etc, y muchos etc, etc más, como seguramente a muchos de ustedes les ha pasado y no una sola vez en su angustiante carrera laboral.

Veamos un poco el tema:

El control de la documentación es uno de los aspectos más importantes de un Sistema de Gestión en nuestro caso aplicado a la Prevención, podría darse el caso también para otra actividad, de las actividades dentro y fuera del predio Industrial. Una documentación actualizada, correctamente distribuida y disponible cuando se necesite es un punto clave en el éxito de la implantación del sistema y su seguimiento.

El sistema documentado debe ser un proceso vivo, en el que cualquier miembro de la organización pueda participar, bien sea utilizando documentos, bien sea creándolos o modificándolos.

Este dinamismo, implica la necesidad de establecer un procedimiento de control de la documentación que debería contemplar las siguientes etapas:

Elaboración del documento o registro

Cuando la organización detecte la necesidad de elaborar un documento nuevo, o de reeditar o actualizar uno ya existente, deberá definirse en cada caso, el responsable de elaboración del documento en función del tipo, contenido y unidad funcional afectada. En el documento deberá reflejarse dicho responsable y la fecha de elaboración.

Los documentos deberán ser titulados y se redactarán con un estilo y terminología comprensible por el usuario, siguiendo cuando exista, el formato establecido.

En la elaboración de Manuales se recomienda utilizar hojas impresas o fotocopiadas unidas por anillas. De esta manera se podrá fácilmente intercalar hojas nuevas o reemplazar las obsoletas cuando se producen revisiones o suplementos, sin necesidad de volver a imprimir todo el Manual. También, es conveniente indicar el número de la página respecto al número total de páginas del documento (por ejemplo:  página 1 de 12  o 1/12).

Codificación

Todos los documentos y registros del sistema deberán ser codificados de manera que puedan ser identificados adecuadamente dentro de la organización.

Revisión

Una vez elaborado y codificado el documento o registro deberá ser revisado, modificándose aquellos aspectos que se crea conveniente.

El responsable de la revisión podrá ser o no la misma persona que ha elaborado el documento. En el documento se deberá indicar el número y fecha de revisión y quién la ha realizado.

Aprobación

El documento no será válido hasta que no haya sido aprobado por la persona autorizada.

En principio la Dirección es la responsable de aprobar los diferentes documentos del sistema preventivo de la empresa. No obstante podrá delegar la aprobación de determinados tipos de documentos, salvo el Manual de Prevención y los Procedimientos de Gestión que deberán ser aprobados siempre por ella.

Distribución

Una vez revisados y aprobados los documentos deberán estar disponibles en todos aquellos puntos de la organización, necesarios para la correcta implantación del sistema.

Cabe distinguir dos tipos de distribución de los documentos: mediante copias controladas y copias no controladas.

Las copias controladas son aquellas que llevan especificadas los requisitos para su desarrollo, revisión, aprobación, mantenimiento y uso, obsolescencia y eliminación.

Se deberá establecer una Lista de Distribución de dichas copias controladas, en la que se identifique las copias de documentos distribuidas, los destinatarios y la versión vigente. Esto implica que a la copia del documento, que ya posee un número serial o código, se le asigna una persona particular, con acuse de recibo, de manera que se asegure que dispone de la versión más actualizada de dicho documento.

Es conveniente que todos los documentos que deban seguir un circuito dentro de la organización, éste se especifique en los mismos.

La copia no controlada es aquella que se emite sólo por razones de información general y no requiere actualizarse a medida que transcurre el tiempo. Debe estar claramente indicado que se trata de una copia no controlada. Estas copias no forman parte de la Lista de Distribución.

Actualización

Los documentos deberán mantenerse actualizados. Para ello, cuando exista algún cambio o modificación del sistema se deberá cuestionar la vigencia de los documentos relacionados con dicho cambio y actualizarlos cuando sea necesario.

Estas actualizaciones de documentos deberán seguir el mismo circuito de codificación, revisión, aprobación y distribución que el documento antiguo.

En principio sería recomendable que se estableciera una sistemática de revisión y actualización, fijando plazos para cada documento. En todo caso, periódicamente habría que establecer un mecanismo de consulta con los usuarios de los mismos a fin de detectar posibles deficiencias o mejoras y así facilitar las revisiones.

Un documento no debería superar un periodo de dos años sin haber sufrido un análisis.

Los documentos no válidos o obsoletos serán retirados del sistema sin demora, de manera que no se haga de ellos un uso no previsto.

Se deberán archivar y almacenar, adecuadamente iden tificados y seguros (contra el fuego, robo…), los registros o documentos que se guarden con fines legales y/o por preservación acordada.

Todos los documentos tipo utilizados dentro del sistema preventivo estarán recogidos en un archivo centralizado en el que se especifique para cada uno de ellos, debidamente codificados, fechas y responsables de elaboración y aprobación y las revisiones previstas de los mismos.

En la figura siguiente se muestra esquemáticamente el circuito de generación y control documental.

Como podrán ver este último flujograma es lo suficientemente claro, de lo expresado hasta aquí.

Me despido de ustedes hasta el próximo blog.

Un cordial saludo.

Ing. Laboral Daniel Epíscopo

1. Cultura informacional al menos básica
2. Conocimientos de arquitectura de la información
3. Capaz de gestionar proyectos
4. Saber trabajar en equipo
5. Conocer técnicas de negociación
6. Tener habilidad redactando
7. Buena disposición para impartir formación
8. Ser un experto en Gobernanza de la información
9. Buen auditor
10. No hace falta ser un especialista en vigilancia tecnológica, pero sí un buen "horizon scanner"

Y, por supuesto, saber algo de gestión de documentos.

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En los comentarios, Stephen Macintosh añade dos habilidades más: "managing evidence" y "risk analysis skills".

Llama la atención la inclusión de la arquitectura de la información en el decálogo:

This is particularly relevant if you have an EDRM system. You will need to be able to design and build your business classification scheme (file plan)with all the necessary privileges and access rights.

¿Cuáles son los objetivos que se plantea MoReq2?

A) Tener en cuenta los nuevos estándares -la norma internacional ISO 15.489, la especificación británica TNA 2002, la norma alemana DOMEA CONCEPT, la noruega NOARK, la ISAAR(CPF), etc.- y buenas prácticas desarrolladas a lo largo de los últimos años, así como las conclusiones extraídas de la aplicación práctica de MoReq.

B) Extender el modelo de requisitos para cubrir nuevas áreas importantes y fortalecer las existentes. Entre las nuevas áreas se encuentran, por ejemplo:

• integración con sistemas de gestión de contenidos, especialmente en lo relativo al control de materiales de sitios web;
• trabajo sin conexión y remoto;
• definición y descripción de procesos del tratamiento archivístico (record keeping);

Las secciones que se actualizarán serán, especialmente, las del capítulo “Otras funcionalidades”, que ahora pasa a denominarse “Módulos opcionales”, e incluirá:

• gestión documental (document management) y trabajo colaborativo;
• integración con el workflow;
• firma electrónica, encriptación y marcas de agua electrónicas (gestión de derechos digitales);
• interoperabilidad y apertura;
• sistemas distribuidos.

C) Incluir herramientas para poder realizar un análisis de conformidad con la especificación; de esta forma, se pretende afirmar la influencia de MoReq en la partes interesadas (industria, proveedores, organizaciones); y permitir demostrar inequívocamente si un producto (un SGDEA o una aplicación destinada a algún módulo específico) cumple los requisitos de MoReq2.

D) Dotar a MoReq de mayor flexibilidad, que tenga en cuenta las distintas tradiciones y marcos legislativos de los diferentes estados miembros, así como las distintas necesidades de cada organización. Para ello, se va a dotar a la especificación de una estructura articulada en torno a diversos módulos.

Para el desarrollo de MoReq2 volverá a tener un importante papel el DLM Forum. Desde hace no mucho, cuentan con un blog desde el que se puede acceder a un montón de documentos interesantes sobre MoReq2 y otras actividades del foro (curiosamente, desde que ha aparecido este blog no se puede acceder al sitio de DLM-Network). Estaremos atentos a lo que vayan publicando, al igual que haremos con el sitio del proyecto que ha lanzado Cornwell Management Consultants plc.

Actualización (16/04/2007) : pueden ir consultándose diversos capítulos del borrador, y enviar los comentarios al respecto que se consideren a través del sitio de MoReq2.

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En la anterior anotación sobre el tema decía que un SGDEA estaba compuesto, de una parte, por el software destinado al efecto; y, de otra, por una serie de procedimientos y políticas (elementos no funcionales). El primero de estos componentes es el principal objeto de la especificación, que incluye no sólo los requisitos funcionales para la gestión de documentos electrónicos de archivo; también hace una somera relación de las funcionalidades que puede tener el sistema con respecto a:

• la gestión de documentos de archivo no electrónicos [10.1];
• la conservación y eliminación de expedientes mixtos [10.2];
• su relación con los SGDE (partiendo de una diferenciación previa de ambos) [10.3];
• posibles recursos de flujos de tareas [10.4];
• la utilización de firmas electrónicas [10.5];
• soportar tecnologías de encriptación [10.6];
• utilizar filigranas electrónicas y elementos similares [10.7];
• su interacción con otros sistemas [10.8].

Además, dedica un capítulo entero [12] a los requisitos que debe tener la aplicación con respecto a la utilización de metadatos, así como a los distintos elementos de éstos para cada nivel de la estructura jerárquica (cuadro de clasificación, expediente, volumen de expediente y documento de archivo).

Por otro lado, MoReq recoge también una serie de requisitos genéricos referentes al segundo de los componentes del SGDEA, a los que denomina “requisitos no funcionales”: la usabilidad del sistema [11.1]; el rendimiento [11.2] y disponibilidad [11.3] que debe proporcionar; su conformidad con las normas técnicas establecidas en cada caso [11.4], así como con las disposiciones normativas y reglamentarias aplicables -¡aquí hace referencia al temido efecto 2000!- [11.5]; y los requisitos a tener en cuenta ante la externalización de servicios y la gestión de datos por parte terceros [1.6].

De esta forma, se abarcan los cuatros ejes que comprende un SGDEA, tal y como ha representado gráficamente Roger Crumpton [pdf: 2,86 MB] en la ilustración que acompaña esta anotación. No obstante, esto se está alargando mucho y por eso dejo sólo mencionados los referidos requisitos y paso a describir brevemente los requisitos funcionales propiamente dichos que establece MoReq:

• Cuadro de clasificación [3]
  Es el elemento clave de cualquier SGDEA, ya que define el modo en que los documentos electrónicos de archivo, una vez capturados en el sistema, se organizan en expedientes, así como las relaciones entre dichos expedientes. Es decir, se les asignan códigos que se corresponden con la clase del cuadro de clasificación a la que pertenecen, lo que permite que el SGDEA los gestione. Estas clases deben reflejar las funciones de la organización, generalmente representadas de forma jerárquica a través del cuadro. A través de cuatro secciones, la especificación enumera los requisitos aplicables a la configuración del cuadro de clasificación [3.1], el trabajo con clases (agrupaciones documentales lógicas en el cuadro de clasificación) y expedientes [3.2], volúmenes (agrupaciones documentales en que pueden dividirse los expedientes muy voluminosos, a efectos de facilitar su gestión) [3.3] y sobre el mantenimiento del cuadro de clasificación [3.4].
• Controles y seguridad [4]
  Es este capítulo se establecen los requisitos destinados a controlar:
  • el acceso a los documentos del sistema [4.1];
  • la creación de copias de seguridad que permitan recuperar la información de los documentos originales ante cualquier fallo del sistema [4.3];
  • las transferencias y movimientos de los documentos [4.4];
  • la autenticidad de los documentos de archivo [4.5];
  • las condiciones de seguridad de los documentos clasificados [4.6];

  En relación con estos aspectos, la sección 4.2 recoge las pautas necesarias para que el sistema almacene en una pista de auditoría –que podría formar parte de los metadatos asociados a cada documento- cualquier acceso u otra actividad que afecte a un documento de archivo, con objeto de garantizar su admisibilidad jurídica y facilitar la recuperación de los datos.

• Conservación, eliminación o transferencia [5]
  El sistema debe poder integrar las normas de conservación (tanto las legales como las internas) establecidas para cada expediente y asociarlas a éstos [5.1]. Del mismo modo, la especificación recoge los requisitos para poder gestionar los procesos de revisión de los expedientes una vez alcanzada la fecha o la acción especificada en la norma de conservación (valoración y selección), con el propósito de decidir su conservación, transferencia o eliminación, operaciones que se describen en la sección5.3.
• Captura de documentos de archivo [6]
  Con el término “captura”, MoReq hace referencia al conjunto de procesos a través de los cuales un documento se incorpora al SGDEA: la captura en sentido estricto -a través de un sistema de entrada flexible, que permita recibir tanto documentos simples como expedientes, en distintos formatos, procedentes de distintos canales de comunicación (redes de área local, redes de área extensa, correo electrónico, fax, correo postal) y con frecuencias de llegada y volumen variables- y el registro (acto por el que se adjudica a un documento de archivo un identificador único en el momento de su entrada en el sistema); su clasificación con respecto al cuadro de clasificación establecido; la adición de metadatos; y almacenamiento en el depósito o repositorio correspondiente. La sección 6.4 hace especial mención a los requisitos necesarios para la gestión del correo electrónico.
• Referencias [7]
  En este capítulo se abordan los requisitos necesarios para que el SGDEA pueda asignar identificadores únicos para referenciar las distintas entidades que lo componen (clases, expedientes, volúmenes, documentos de archivo).
• Búsqueda, recuperación y presentación [8]
  “Una parte esencial del SGDEA es la capacidad para que el usuario recupere expedientes y documentos de archivo”. Para ello, se establecen requisitos para las herramientas de búsqueda (que puede apoyarse en un tesauro asociado) y navegación del sistema [8.1], así como para la presentación de la información recuperada, bien en forma de visualización en pantalla [8.2], a través de impresión [8.3] o de cualquier otra que resulte necesaria [8.4].
• Funciones administrativas [9]
  MoReq se ocupa también de los aspectos relativos a la gestión interna del sistema y a las herramientas asociadas a ésta: recuperación del sistema, copias de seguridad, gestión de parámetros y supervisión del estado del sistema, administración de los perfiles de usuario, elaboración de informes…).

Ahora que ya tenemos una idea sobre lo que es MoReq, ¿qué cambios se van a producir con MoReq2? Esto lo veremos mañana (o pasado). Y así me lo quito de encima de una vez ;-)

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El objetivo de MoReq es definir, de forma general, las características que debe tener una "aplicación destinada a la gestión de documentos electrónicos de archivo, si bien también se puede utilizar en la gestión de documentos de archivo tradicionales" (sección 2.2), en el marco de un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo o SGDEA (ERMS: Electronic Records Management System)-. Dicho sistema comprende:

• El software destinado al efecto, que puede consistir en un módulo especializado, en varios módulos integrados, en software desarrollado a la medida del usuario o en una combinación de varios tipos de programas informáticos (1.3). En la sección 2.2 se indica que los SGDEA suelen o pueden estar integrados (aunque debidamente diferenciados) en un sistema de gestión de documentos electrónicos (SGDE). El SGDEA se ocuparía de gestionar documentos de archivo, mientras que el SGDE se ocupa de documentos electrónicos en el sentido amplio del concepto (que no son documentos de archivo, aunque pueden llegar a serlo).
• Una serie de procedimientos y políticas, definidos en buena parte por las tradiciones, perspectivas y exigencias normativas propias de cada país y/o de cada organización (1.3).

MoReq se ocupa, fundamentalmente, del primero de los componentes: de definir los requisitos funcionales de la gestión de documentos electrónicos de archivo en el seno de un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA), es decir, aquellas funcionalidades que debe cumplir el software destinado a la gestión de documentos electrónicos de archivo. Y está destinado a:

• Los posibles usuarios del SGDEA, como punto de partida en la preparación de una licitación.
• Los usuarios de SGDEA, en la auditoría o evaluación de un sistema ya existente.
• Las organizaciones dedicadas a la formación, como documento de referencia en la preparación de cursos de gestión de documentos de archivo o bien como material de trabajo en sus cursos.
• Las instituciones académicas, como instrumento docente.
• Los proveedores y creadores de SGDEA, como directriz que guíe el desarrollo de sus productos, destacando las funcionalidades necesarias.
• Los proveedores de servicios de gestión de documentos de archivo, como orientación sobre la naturaleza de los servicios que prestan.
• Los posibles usuarios de servicios externos de gestión de documentos de archivo, como referencia a la hora de especificar los servicios que van a contratar.

Se trata en cualquier caso de una especificación, no de una norma elaborada por un organismo de normalización reconocido. Sus elementos no son obligatorios, sino recomendaciones de carácter genérico que deben/pueden adaptarse en cada caso específico. No obstante, MoReq distingue entre requisitos preceptivos (aquellos que deberían ser tenido en cuenta en la mayoría de las implementaciones de SGDEA) y requisitos recomendables.

La estructura del documento -articulado en capítulos que a su vez se dividen en secciones- tiene cuatro partes diferenciadas:

• En una primera se hace una introducción a la especificación (cap. 1) y se explica la terminología básica empleada empleada en la especificación, profundizando además sobre determinados conceptos clave (documento de archivo y documento electrónico de archivo; expediente y volumen electrónico; cuadro de clasificación; clase; SGDEA; captura de documentos de archivo; perfil del usuario), para terminar con una representación gráfica del modelo de relaciones entre entidades en un SGDEA (cap. 2).
• La parte más importante de MoReq es, lógicamente, los requisitos, establecidos a lo largo de los capítulos 3 a 12. Para no hacer el post excesivamente pesado, dejamos para otro día el repaso a estos requisitos.
• La parte final (cap. 13) está dedicada a explicar el modelo formal de referencia ya presentado en forma de diagrama en el capítulo 2. Además, cuenta con un glosario más amplio que incluye y completa la terminología básica d la primera parte.
• Por último, se acompaña de unos anexos con información sobre las normas y documentos de referencia empleados, el desarrollo de la especificación, etc.

Para terminar (por ahora), otra cita de MoReq:

Si los requisitos incluidos en esta especificación MoReq llegan a aplicarse en la práctica, deberán dar lugar a un sistema que gestione documentos electrónicos de archivo con el grado de confianza e integridad deseados, aunando las ventajas del método de trabajo electrónico con la teoría clásica de gestión de documentos de archivo.

Mañana -si todo sale bien- acabo con todo esto de MoReq. Por lo menos, espero que a alguien le sirva (al menos lo mismo que me está sirviendo a mí).

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No obstante habrá muchas cosas que decir sobre lo que se ha hablado estos días en Asturias (yo quiero empezar por matizar algunas cosas que aparecen en la presentación del Coloquio), y espero que aparezca algún que otro comentario en las próximas entradas, que dedicaré exclusivamente a E-DOCPA.

Mientras descansamos de tanto viaje, conferencia y marcha ovetense, una breve lectura: entrevista a uno de los ponentes en La Voz de Asturias.

Frank Brady (responsable de e-Domec, Comisión Europea): "Un apagón no afectaría a los textos electrónicos" ( La Voz de Asturias - 24/11/2006 )

Por último: interesante traducción de "Portal de Archivos Españoles" por "Spanish Files Portal" en la referencia del evento en el sitio de IDABC. Así, con dos PARES.

... las tecnologías de la información, lejos de las previsiones iniciales, han hecho que la producción de documentos en papel siga en aumento. Según un estudio norteamericano (Attinger, 1992, 8, 1), a comienzos de la década de los noventa el 90 por 100 de la información estaba en papel. Asimismo, el informe ponía de relieve que, con independencia del soporte, el problema que representa la inflación de la información y su gestión adecuada, dista bastante de haber sido solucionado. (Cruz Mundet: 2006; pp. 81-82)

Resumiendo: en primer lugar, que los documentos "tradicionales" en papel siguen más vivos que nunca, a pesar de las previsiones más optimistas con respecto al documento electrónico. En segundo lugar, que hay un importante problema de inflación documental. Y, por último, que las organizaciones no son capaces de gestionar sus documentos. Esto podría interpretarse de la siguiente manera: si los documentos electrónicos están aumentando y los documentos en papel no han dejado de aumentar, el ingente volumen documental de nuestras organizaciones será muy difícil de gestionar. Es decir, que será muy difícil recuperar la información contenida en los documentos, elaborar programas de documentos vitales, asegurar la conservación de los documentos con valor histórico, etc. Que además no se controla el acceso a dichos documentos (vulnerando quizás derechos fundamentales), que nuestros procesos son mucho más lentos, que abundan los duplicados, triplicados y cuatriplicados...
La gestión de documentos o records management surgió fundamentalmente para atajar problemas como este... en los años cuarenta del pasado siglo. Pero parece que no ha calado lo suficiente en las organizaciones:

Según las estimaciones de diversos analistas, una empresa con una plantilla en torno a los 1.000 trabajadores imprime al año 9 millones de páginas, realiza 4 millones de fotocopias; envía y recibe un millón de faxes y emplea 81.700 horas en hacer circular documentos de una oficina a otra. El 96% de los documentos corporativos críticos circula en papel, y también el 90% de la comunicación con los clientes se realiza en soporte papel. De este modo, hasta un 70% del tiempo de un empleado debe dedicarse a la gestión de documentos. (nota de prensa de Seidor en acceso.com; vía Archivologo).

Por tanto, podemos afirmar que la superproducción documental es un problema que viene de lejos, pero que continua avanzando. Pero llama verdaderamente la atención la importancia que tiene aún el papel en nuestras vidas. Y para muestra, un botón:

Retrocesos en comunicación a través de correo electrónico. Esta impresora de correo electrónico [Computerless Email Printer] cuesta 150 dólares (+ suscripción mensual aparte). No necesita ordenador: se configura y de vez en cuando se conecta a Internet, baja el correo y lo imprime directamente en papel. Como idea no deja de ser curiosa y con ciertas aplicaciones prácticas… a pesar de parecer a simple vista un gran retroceso hacia la útopica «oficina sin papeles», más que un avance... (Microsiervos, a propósito de un post de Netorama).

Todo esto debe hacernos pensar en dos cosas:

• en primer lugar, la necesidad de implantar la figura del archivero/records manager en todas las organizaciones (serias, se entiende);
• y, en segundo, que algo habrá que hacer cuando nuestra cultura informacional todavía nos hace pensar (vivir) en papel.

E-Domec es el nombre que ha dado la Comisión Europea (en adelante "CE" o "la Comisión") a su política de gestión de documentos. Dio sus primeros pasos en enero de 2002, cuando la Comisión enmendó su Reglamento interno con las disposiciones relativas a la gestión de documentos establecidas en la Decisión de la Comisión 2002/47 [pdf] -elaborada a partir del documento C(2002) 99 final [pdf] sobre “Simplification and modernisation of the management of the European Commission's documents (Action 9 of the interim action plan on simplification)”-. Este marco normativo se vio completado en julio de 2004 con la Decisión de la Comisión 2004/563 [pdf], de 7 de julio de 2004, por la que se modifica su Reglamento interno, en lo que se refiere a los documentos electrónicos y digitalizados.

Los objetivos de esta política son muy claros, como señala Frank Brady en su ponencia:

• mejorar la calidad de trabajo de los departamentos de la CE;
• preservar la memoria de la institución;
• permitir rendir cuentas de sus acciones al Parlamento, al Consejo, al Tribunal de Cuentas…;
• y aumentar, en definitiva, la transparencia de la CE ante el ciudadano europeo.

Pero E-Domec no es sólo una política; también es un equipo de trabajo (en el que, por cierto, hay varios españoles) enmarcado en la Secretaría General de la Comisión como unidad B.3 y dirigido por el propio Frank Brady. Los trabajos de esta unidad SG B.3 se desarrollan –siguiendo de nuevo a Brady- en tres niveles:

1. A nivel normativo, trabajando en las normas de desarrollo de las citadas Decisiones (algunas ya elaboradas, como las de registro, clasificación y valoración; y otras en preparación, como las de transferencias a los Archivos Históricos)
2. A nivel técnico, con el desarrollo de herramientas informáticas (como el nuevo Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos HERMES, que pretende ser una plataforma común para las distintas aplicaciones que trabajará con un único depóstio/repositorio; ARES -Advanced Records System-, que pretende “acabar” con Adonis 5.3 -a estos de la CE les ha dado por la mitología griega-, la herramienta de registro utilizada en la actualidad; o la aplicación NOM-COM, que gestiona el cuadro de clasificación)
3. A nivel organizacional, desde su posición central como unidad dependiente de la Secretaría General de la CE y al mismo tiempo en contacto con las diferentes Direcciones Generales, ya que lleva a cabo distintas medidas de formación e información (entre las que se incluye su propio sitio web), y apoya y supervisa el trabajo de los Encargados de Gestión de Documentos (DMOs) de cada departamento o Dirección General.

Por otro lado, el trabajo de e-Domec se encuadra dentro del marco estratégico eCommission, que busca la implantación y el desarrollo de los servicios de la e-Administración en la propia CE, y recogido en el plan i2010 (no I-EUROPA 2010, como se decía en la documentación de E-DOCPA). El futuro que plantea la implementación de la e-Comisión supondrá para su política archivística y de gestión documental, como comentaba Brady, cambios importantes en los hábitos y en la cultura de gestión de documentos existente; en la tecnología de los sistemas de información; en los recursos humanos y presupuestarios destinados al efecto. Va a requerir (de hecho lo está haciendo) la coordinación de un conjunto de profesionales provenientes de distintos ámbitos (archiveros, documentalistas, informáticos, juristas...) y la implicación de la jerarquía al más alto nivel.

Para terminar, me quedo con dos frases de la pequeña entrevista a Frank Brady en La Voz de Asturias con la que enlábamos en la anterior entrada:

...hay que dar el salto y es vital la transparencia porque los ciudadanos tienen derecho a saber y a tener acceso a la información.

Si el Gobierno ofrece los servicios, los ciudadanos los usarán.

¡Qué cosas dice este Brady!

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