La ausencia del Reino Unido entre los estados promotores del proyecto, cuando han sido los británicos -con Bill Stockting a la cabeza- quienes más (parece) que han trabajado al respecto; al menos, han sido los únicos a los que se les ha oído hablar del tema, tanto en la conferencia de EBNA que tuvo lugar en Kew en 2005, donde se hizo una presentación sobre la iniciativa [ppt]; como en la VIIª Conferencia Europea sobre Archivos (Varsovia, mayo de 2006): EU Internet Gateway/Portal: Introduction and issues [pdf] y EU Portal Workshop: UK national archives network [pdf]; y que participaron en la reunión de expertos del año pasado en Madrid.

La relación que mantendrá el proyecto con la iniciativa de la Biblioteca Digital Europea. Parece ser que se había planteado la posibilidad de iniciar el proyecto a partir de los trabajos llevados a cabo en torno a esta famosa y discutida iniciativa (que recuerdo que pretendía abarca también el ámbito archivístico). En cualquier caso, ya que el mundo de los archivos (no sólo las administraciones públicas: tampoco las asociaciones profesionales, universidades, etc.) parece que no se quiso subir al barco de la Biblioteca Digital Europea, con la pérdida de tiempo y oportunidades de financiación que supone, podría aprovechar la experiencia de los proyectos realizados y en curso a este respecto y sobre materias complementarias.

Y, además, otras incógnitas: el papel que va a desempeñar el conjunto de la comunidad archivística; la posibilidad de desarrollar proyectos complementarios; fuentes de financiación (aparte de los 3 millones de eContentplus); estándares en los que se basará el proyecto; etc.

Demasiadas incógnitas que se irán desvelando con el tiempo... supongo. Ya traté en su momento -e invito a aquellos que no lo hayan leído a hacerlo y opinar al respecto (a pesar del inglés macarrónico en el que está escrito)- sobre la poca transparencia y representatividad de las organizaciones europeas en materia archivística -con la excepción, quizás, del DLM-Forum- y me reafirmo en lo dicho. Cuesta mucho encontrar información sobre sus reuniones y sobre lo que se discute en ellas. Lo más "actual" y relacionado con el asunto del Portal Europeo de Archivos que he encontrado es lo que se dijo en la Conferencia de la EBNA en Berlín [pdf] (abril de 2007):

... Mrs. Menne-Haritz pointed to the start and ongoing work of the newly established European project group for the develpoment of the Internet Gateway. Under the direction of Spain a first meeting was arranged in Madrid on 18 January 2007 which was attended by experts from France, Germany, Italy, Poland, Spain and the United Kingdom. Experiences in the use of EAD in Europe are widespread, particularly in France, Spain [¿cómoorr?] and the United Kingdom, which is clearly an advantage for the Gateway project. The Council of the European Union expects a report on the Internet project in 2008. Together with the new i2010 Initiative of the European Commission, the European Digital Library Project (EDL) has now been extended in order to integrate digital reproductions of archival materials, too.

De las Actas de esa Conferencia merece ser rescatada la -en mi opinión- muy acertada postura que manifestó al respecto el Subdirector General de los Archivos Estatales:

Mr. Cruz Mundet (Spain) argued for a cooperation with national libraries. Moreover, a group of experts from European archives and libraries, rather than deputies of the different member states, should discuss the financing of the portal with the European Commission. On the other hand, a common online access point which leads to separate Internet portals would strengthen the specific identitiy of archival institutions. The archival gateway should also include a special section for archivists.

Y, aunque tampoco venga muy a cuento, una frase de Angelika Menne-Haritz, vicepresidenta del Bundesarchiv, sobre la actitud del usuario frente a los sistemas de información archivística, que anoto aquí para poder recuperarla algún día:

Google users, for instance, "search" and "find", but archival users additionally wish to "look" and "find out". That is to say, users of archival gateways often need to discover previously unknown facts and materials that can only be found with the help of context information provided online as part of an intelligent user guidance.

En conclusión, creo que es una noticia estupenda -a pesar de que llega un poco tarde-, pero que el proyecto debería abrirse a toda la comunidad y ser más transparente (lo mismo que pienso de EBNA y EAG). Y aprovecho para mandar desde aquí mi apoyo a todos aquellos profesionales españoles que desarrollarán y liderarán el proyecto.

Otras anotaciones relacionadas:

• Digitalización, acceso en línea y conservación digital de materiales culturales en la UE
• Michael: inventario multilingüe sobre patrimonio cultural europeo
• Proyectos europeos de investigación en el ámbito de la documentación

Technorati Tags: Portal Europeo de Archivos, Biblioteca Digital Europea, EDL, European Archives Gateway

La noticia en otros medios:

• Pedro Penteado en Notas Soltas: Portugal vai participar no Portal Europeu de Arquivos

The DLM Forum Executive Committee are delighted to announce the programme for the DLM Forum Members Meeting taking place in Lisbon, Portugal, 22nd and 23rd November 2007, and kindly hosted by the National Archives of Portugal.

Según el programa [pdf] difundido, el primer día estará dedicado a tratar diversos aspecto de MoReq2, del que tratamos en su momento y al que seguro que volvemos en su momento porque el proyecto tenía bastante buena pinta. Y el segundo día, se presentan una serie de proyectos relacionados con los documentos electrónicos a los que tampoco conviene perder de vista:

• DRAMBORA (Digital Repository Audit Method Based on Risk Assessment) es una herramienta elaborada por el Digital Curation Centre del Reino Unido y el proyecto europeo DigitalPreservationEurope, destinada a facilitar un sistema de auditoría interna para repositorios de documentos digitales.
• RODA (Repositório de Objectos Digitais Autênticos) es un proyecto portugues cuyo objetivo principal es la construcción de un prototipo de archivo digital.
• El que más me ha sorprendido (y muy gratamente, todo hay que decir): un proyecto de difusión del AGA que utiliza Google Earth para mostrar y organizar espacialmente fotografías procedentes del fondo del Patronato Nacional de Turismo (70.000 imágenes).

El mismo día, el encuentro concluye con un debate sobre el futuro de la profesión archivística. Como puede verse, un programa completito, aunque quizás demasiado condensado. En cualquier caso, seguro que las comunicaciones son muy interesantes, y esperemos que se difundan a través del blog de la organización, como han hecho con otros eventos.

Technorati Tags: DLM-Forum, MoReq2, proyecto europeo, proyecto archivístico, documentos electrónicos

En Pour les formats ouverts ! podemos meternos en harina y saber algo más sobre lo qué allí se está haciendo. Pero de momento sólo han escrito desde la Conferencia en el Archives Hub Blog, donde nos dicen que ayer se habló de EAD -como sabíamos por el programa- y hoy le tocaba el turno a EAC; y nos enteramos de que

Al parecer ha habido quejas acerca de la complejidad del estándar, y Daniel [Pitti] pidió más detalles sobre este problema, ya que están a punto de comenzar los trabajos para reconstruirlo “de abajo a arriba”. [Traducción bastante libre]

Además, recoge una frase de Daniel Pitti que me parece genial:

it doesn't matter what you do in the privacy of your own repository, but if you're going outside, please dress up in a standard

Ahora que se habla de la escasez de colaboraciones en los blogs, voy a intentar que alguien cuente algo más sobre/desde la Conferencia en @rchivista... A ver si así logramos salir a flote de ese mar de siglas en que se ha convertido la normalización en los archivos.

Actualización (27/04/2007): además del comentario que nos dejó ayer, Amanda Hill escribe hoy una genial reseña sobre la jornada del día 26 en el Archives Hub Blog, del que me ha llamado especialmente la atención un párrafo:

The final session was a panel discussion about a proposed new European gateway to archives. This was interesting. It seems to be a response from European national archivists to The European Library [...]. The archive gateway's scope seems unclear at present and there does not appear to have been any attempt at establishing whether there is public demand for such a system. A seven-year timescale was mentioned, but no funding has yet been secured and the scope seems potentially limitless. I don't feel that the European archive world has the building blocks in place for such a project yet (unlike the national libraries). But if the project were to focus on making it possible to create those building blocks, then that would be a good place to start. Something like the Spanish project [se refiere al Censo Guía] might be a sensible target for an initial project.

Nueva actualización (3/5/2007) : la buscada colaboración ya es un hecho con el post de Abelardo Santamaría, I-EI-DI, I-EI-SI, I-EI-YI (sólo el título promete).
Technorati Tags: Conferencia Europea, EAD, EAC, METS, normas archivísticas, metadatos

Y esta lengua es la que he elegido para hacer mi contribución. Nunca antes había escrito algo en inglés, y no es que domine el idioma que digamos, así que mis disculpas de antemano (y gracias Lalo, por revisarlo). El tema elegido no podía sino estar relacionado con la cooperación archivística en la UE -de la que vengo hablando en bastantes (¿demasiados?) posts-, concretamente sobre las organizaciones en que se está articulando dicha cooperación:

Archival organizations at EU level: about DLM, EBNA and EAG

Parece que poco a poco va despertando la comunidad archibloguera europea, ¿no?

Technorati Tags: colaboración, archiblogosfera, Unión Europea, organizaciones archivisticas

1. Documentos audiovisuales y digitales: conservación y acceso
   • AMICTIA (Asset Management Integration of Cultural heritage In The Interchange between Archives) y AMICTIA SE (The StoryboardExtension)
   • BRAVA (Broadcast Restoration of Archives through Video Analysis)
   • COLLATE (Collaboratory for Annotation, Indexing and Retrieval of Digitized Historical Archive Material)
   • ERPANET (Electronic Resource Preservation and Access Network of Excellence)
   • DPE (DigitalPreservationEurope)
   • FIRST (Film restoration and conservation Strategies)
   • PLANETS (Preservation and long-term access to our cultural and scientific heritage)
   • PRESTO (Preservation Technology for European Broadcast Archives) y PRESTOSPACE (Preservation towards storage and access. Standardised Practices for Audio-visual Contents in Europe)
2. Sistemas de información: hacia la Biblioteca Digital Europea (desarrollo de tecnologías, redes de excelencia, difusión de proyectos)
   • BRICKS (Building Resources for Integrated Cultural Knowledge Services)
   • CHLT (Cultural Heritage Language Technologies)
   • DELOS (A Network of Excellence on Digital Libraries)
   • DigiCULT FORUM (The Digital Culture Forum)
   • SANDALYA (An open platform for accessing, co-operatively authoring and publishing the digital heritage of manuscripts and rare books)
3. Coordinación de las política y actividades relacionadas con la digitalización del patrimonio cultural
   • HEREIN (European HErItagE Network), a través de sucesivos proyectos, y que se ha consolidado con el apoyo del Consejo de Europa
   • MINERVA (Ministerial Network for Valorising Activities in digitisation) y MINERVA plus, actualmente continuados por MINERVA EC, financiado a través del programa e-Contentplus.

Lo cierto es que apenas he visto por encima su sitio web o la ficha del proyecto en Cordis, por lo que no puedo hacer ninguna valoración. No obstante, me gustaría dedicarle algún post a alguno de ellos.

Hay otros dos proyectos que no he puesto en la lista porque seguro que trato de ellos en alguna ocasión:

• Uno de ellos es LEAF (Linking and Exploring Authority Files), que pretendía el desarrollo de un servicio internacional de información multilingüe y multimedia sobre personas y entidades, que permitiera recuperar y organizar la información diseminada en un fichero común de autoridades. En este proyecto, financiado por el Quinto Programa Marco y que se desarrolló entre los años 2001 y 2004, participaron la Universidad Complutense de Madrid y distintos archivos y bibliotecas europeas.
• El otro está actualmente ejecutándose. Se trata de QVIZ (Query and context based visualization of time-spatial cultural dynamics), del que dicen en su sitio web:"QVIZ will research and create a framework for visualizing and querying archival resources by a time-space interface based on maps and emergent knowledge structures. The framework will also integrate social software, such as wikis, in order to utilize knowledge in existing and new communities of practice". Muy buena pinta, ¿no? Son socios del proyecto, entre otros, los Archivos Nacionales de Suecia y Estonia, así como Telefónica I+D por parte española.

Con esto vuelvo a retomar el blog -abandonado tras semanas de estudio un tanto infructuoso (todo llegará)-, y de nuevo con aires europeos. Puede que sea un poco pesado, pero es que creo que estamos desaprovechando las oportunidades que nos brinda -en este caso en forma de financiación- la UE. Si iniciativas como la famosa Biblioteca Digital Europea (en la que, por cierto, es necesaria una mayor implicación del mundo archivístico si no queremos quedar descolgados de ella) no prosperan, no creo que sea por culpa de la Unión, sino de la falta de apoyo de los estados miembros y de la empresa privada, así como de las asociaciones profesionales, instituciones de educación superior, etc.
¡No echemos balones fuera y aprovechemos las oportunidades!

Fuentes:

• Luis Ángel García Melero: "Algunas iniciativas relacionadas con la recopilación y conservación del patrimonio digital" [pdf]
• Cordis ISTweb

Technorati Tags: proyecto europeo, documentación, proyecto archivístico, Programa Marco

¿Cuáles son los objetivos que se plantea MoReq2?

A) Tener en cuenta los nuevos estándares -la norma internacional ISO 15.489, la especificación británica TNA 2002, la norma alemana DOMEA CONCEPT, la noruega NOARK, la ISAAR(CPF), etc.- y buenas prácticas desarrolladas a lo largo de los últimos años, así como las conclusiones extraídas de la aplicación práctica de MoReq.

B) Extender el modelo de requisitos para cubrir nuevas áreas importantes y fortalecer las existentes. Entre las nuevas áreas se encuentran, por ejemplo:

• integración con sistemas de gestión de contenidos, especialmente en lo relativo al control de materiales de sitios web;
• trabajo sin conexión y remoto;
• definición y descripción de procesos del tratamiento archivístico (record keeping);

Las secciones que se actualizarán serán, especialmente, las del capítulo “Otras funcionalidades”, que ahora pasa a denominarse “Módulos opcionales”, e incluirá:

• gestión documental (document management) y trabajo colaborativo;
• integración con el workflow;
• firma electrónica, encriptación y marcas de agua electrónicas (gestión de derechos digitales);
• interoperabilidad y apertura;
• sistemas distribuidos.

C) Incluir herramientas para poder realizar un análisis de conformidad con la especificación; de esta forma, se pretende afirmar la influencia de MoReq en la partes interesadas (industria, proveedores, organizaciones); y permitir demostrar inequívocamente si un producto (un SGDEA o una aplicación destinada a algún módulo específico) cumple los requisitos de MoReq2.

D) Dotar a MoReq de mayor flexibilidad, que tenga en cuenta las distintas tradiciones y marcos legislativos de los diferentes estados miembros, así como las distintas necesidades de cada organización. Para ello, se va a dotar a la especificación de una estructura articulada en torno a diversos módulos.

Para el desarrollo de MoReq2 volverá a tener un importante papel el DLM Forum. Desde hace no mucho, cuentan con un blog desde el que se puede acceder a un montón de documentos interesantes sobre MoReq2 y otras actividades del foro (curiosamente, desde que ha aparecido este blog no se puede acceder al sitio de DLM-Network). Estaremos atentos a lo que vayan publicando, al igual que haremos con el sitio del proyecto que ha lanzado Cornwell Management Consultants plc.

Actualización (16/04/2007) : pueden ir consultándose diversos capítulos del borrador, y enviar los comentarios al respecto que se consideren a través del sitio de MoReq2.

Technorati Tags: MoReq, MoReq2, ERMS, documentos electrónicos, gestión de documentos, proyecto europeo

En la anterior anotación sobre el tema decía que un SGDEA estaba compuesto, de una parte, por el software destinado al efecto; y, de otra, por una serie de procedimientos y políticas (elementos no funcionales). El primero de estos componentes es el principal objeto de la especificación, que incluye no sólo los requisitos funcionales para la gestión de documentos electrónicos de archivo; también hace una somera relación de las funcionalidades que puede tener el sistema con respecto a:

• la gestión de documentos de archivo no electrónicos [10.1];
• la conservación y eliminación de expedientes mixtos [10.2];
• su relación con los SGDE (partiendo de una diferenciación previa de ambos) [10.3];
• posibles recursos de flujos de tareas [10.4];
• la utilización de firmas electrónicas [10.5];
• soportar tecnologías de encriptación [10.6];
• utilizar filigranas electrónicas y elementos similares [10.7];
• su interacción con otros sistemas [10.8].

Además, dedica un capítulo entero [12] a los requisitos que debe tener la aplicación con respecto a la utilización de metadatos, así como a los distintos elementos de éstos para cada nivel de la estructura jerárquica (cuadro de clasificación, expediente, volumen de expediente y documento de archivo).

Por otro lado, MoReq recoge también una serie de requisitos genéricos referentes al segundo de los componentes del SGDEA, a los que denomina “requisitos no funcionales”: la usabilidad del sistema [11.1]; el rendimiento [11.2] y disponibilidad [11.3] que debe proporcionar; su conformidad con las normas técnicas establecidas en cada caso [11.4], así como con las disposiciones normativas y reglamentarias aplicables -¡aquí hace referencia al temido efecto 2000!- [11.5]; y los requisitos a tener en cuenta ante la externalización de servicios y la gestión de datos por parte terceros [1.6].

De esta forma, se abarcan los cuatros ejes que comprende un SGDEA, tal y como ha representado gráficamente Roger Crumpton [pdf: 2,86 MB] en la ilustración que acompaña esta anotación. No obstante, esto se está alargando mucho y por eso dejo sólo mencionados los referidos requisitos y paso a describir brevemente los requisitos funcionales propiamente dichos que establece MoReq:

• Cuadro de clasificación [3]
  Es el elemento clave de cualquier SGDEA, ya que define el modo en que los documentos electrónicos de archivo, una vez capturados en el sistema, se organizan en expedientes, así como las relaciones entre dichos expedientes. Es decir, se les asignan códigos que se corresponden con la clase del cuadro de clasificación a la que pertenecen, lo que permite que el SGDEA los gestione. Estas clases deben reflejar las funciones de la organización, generalmente representadas de forma jerárquica a través del cuadro. A través de cuatro secciones, la especificación enumera los requisitos aplicables a la configuración del cuadro de clasificación [3.1], el trabajo con clases (agrupaciones documentales lógicas en el cuadro de clasificación) y expedientes [3.2], volúmenes (agrupaciones documentales en que pueden dividirse los expedientes muy voluminosos, a efectos de facilitar su gestión) [3.3] y sobre el mantenimiento del cuadro de clasificación [3.4].
• Controles y seguridad [4]
  Es este capítulo se establecen los requisitos destinados a controlar:
  • el acceso a los documentos del sistema [4.1];
  • la creación de copias de seguridad que permitan recuperar la información de los documentos originales ante cualquier fallo del sistema [4.3];
  • las transferencias y movimientos de los documentos [4.4];
  • la autenticidad de los documentos de archivo [4.5];
  • las condiciones de seguridad de los documentos clasificados [4.6];

  En relación con estos aspectos, la sección 4.2 recoge las pautas necesarias para que el sistema almacene en una pista de auditoría –que podría formar parte de los metadatos asociados a cada documento- cualquier acceso u otra actividad que afecte a un documento de archivo, con objeto de garantizar su admisibilidad jurídica y facilitar la recuperación de los datos.

• Conservación, eliminación o transferencia [5]
  El sistema debe poder integrar las normas de conservación (tanto las legales como las internas) establecidas para cada expediente y asociarlas a éstos [5.1]. Del mismo modo, la especificación recoge los requisitos para poder gestionar los procesos de revisión de los expedientes una vez alcanzada la fecha o la acción especificada en la norma de conservación (valoración y selección), con el propósito de decidir su conservación, transferencia o eliminación, operaciones que se describen en la sección5.3.
• Captura de documentos de archivo [6]
  Con el término “captura”, MoReq hace referencia al conjunto de procesos a través de los cuales un documento se incorpora al SGDEA: la captura en sentido estricto -a través de un sistema de entrada flexible, que permita recibir tanto documentos simples como expedientes, en distintos formatos, procedentes de distintos canales de comunicación (redes de área local, redes de área extensa, correo electrónico, fax, correo postal) y con frecuencias de llegada y volumen variables- y el registro (acto por el que se adjudica a un documento de archivo un identificador único en el momento de su entrada en el sistema); su clasificación con respecto al cuadro de clasificación establecido; la adición de metadatos; y almacenamiento en el depósito o repositorio correspondiente. La sección 6.4 hace especial mención a los requisitos necesarios para la gestión del correo electrónico.
• Referencias [7]
  En este capítulo se abordan los requisitos necesarios para que el SGDEA pueda asignar identificadores únicos para referenciar las distintas entidades que lo componen (clases, expedientes, volúmenes, documentos de archivo).
• Búsqueda, recuperación y presentación [8]
  “Una parte esencial del SGDEA es la capacidad para que el usuario recupere expedientes y documentos de archivo”. Para ello, se establecen requisitos para las herramientas de búsqueda (que puede apoyarse en un tesauro asociado) y navegación del sistema [8.1], así como para la presentación de la información recuperada, bien en forma de visualización en pantalla [8.2], a través de impresión [8.3] o de cualquier otra que resulte necesaria [8.4].
• Funciones administrativas [9]
  MoReq se ocupa también de los aspectos relativos a la gestión interna del sistema y a las herramientas asociadas a ésta: recuperación del sistema, copias de seguridad, gestión de parámetros y supervisión del estado del sistema, administración de los perfiles de usuario, elaboración de informes…).

Ahora que ya tenemos una idea sobre lo que es MoReq, ¿qué cambios se van a producir con MoReq2? Esto lo veremos mañana (o pasado). Y así me lo quito de encima de una vez ;-)

Technorati Tags: MoReq, ERMS, documentos electrónicos, gestión de documentos, proyecto europeo

El objetivo de MoReq es definir, de forma general, las características que debe tener una "aplicación destinada a la gestión de documentos electrónicos de archivo, si bien también se puede utilizar en la gestión de documentos de archivo tradicionales" (sección 2.2), en el marco de un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo o SGDEA (ERMS: Electronic Records Management System)-. Dicho sistema comprende:

• El software destinado al efecto, que puede consistir en un módulo especializado, en varios módulos integrados, en software desarrollado a la medida del usuario o en una combinación de varios tipos de programas informáticos (1.3). En la sección 2.2 se indica que los SGDEA suelen o pueden estar integrados (aunque debidamente diferenciados) en un sistema de gestión de documentos electrónicos (SGDE). El SGDEA se ocuparía de gestionar documentos de archivo, mientras que el SGDE se ocupa de documentos electrónicos en el sentido amplio del concepto (que no son documentos de archivo, aunque pueden llegar a serlo).
• Una serie de procedimientos y políticas, definidos en buena parte por las tradiciones, perspectivas y exigencias normativas propias de cada país y/o de cada organización (1.3).

MoReq se ocupa, fundamentalmente, del primero de los componentes: de definir los requisitos funcionales de la gestión de documentos electrónicos de archivo en el seno de un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA), es decir, aquellas funcionalidades que debe cumplir el software destinado a la gestión de documentos electrónicos de archivo. Y está destinado a:

• Los posibles usuarios del SGDEA, como punto de partida en la preparación de una licitación.
• Los usuarios de SGDEA, en la auditoría o evaluación de un sistema ya existente.
• Las organizaciones dedicadas a la formación, como documento de referencia en la preparación de cursos de gestión de documentos de archivo o bien como material de trabajo en sus cursos.
• Las instituciones académicas, como instrumento docente.
• Los proveedores y creadores de SGDEA, como directriz que guíe el desarrollo de sus productos, destacando las funcionalidades necesarias.
• Los proveedores de servicios de gestión de documentos de archivo, como orientación sobre la naturaleza de los servicios que prestan.
• Los posibles usuarios de servicios externos de gestión de documentos de archivo, como referencia a la hora de especificar los servicios que van a contratar.

Se trata en cualquier caso de una especificación, no de una norma elaborada por un organismo de normalización reconocido. Sus elementos no son obligatorios, sino recomendaciones de carácter genérico que deben/pueden adaptarse en cada caso específico. No obstante, MoReq distingue entre requisitos preceptivos (aquellos que deberían ser tenido en cuenta en la mayoría de las implementaciones de SGDEA) y requisitos recomendables.

La estructura del documento -articulado en capítulos que a su vez se dividen en secciones- tiene cuatro partes diferenciadas:

• En una primera se hace una introducción a la especificación (cap. 1) y se explica la terminología básica empleada empleada en la especificación, profundizando además sobre determinados conceptos clave (documento de archivo y documento electrónico de archivo; expediente y volumen electrónico; cuadro de clasificación; clase; SGDEA; captura de documentos de archivo; perfil del usuario), para terminar con una representación gráfica del modelo de relaciones entre entidades en un SGDEA (cap. 2).
• La parte más importante de MoReq es, lógicamente, los requisitos, establecidos a lo largo de los capítulos 3 a 12. Para no hacer el post excesivamente pesado, dejamos para otro día el repaso a estos requisitos.
• La parte final (cap. 13) está dedicada a explicar el modelo formal de referencia ya presentado en forma de diagrama en el capítulo 2. Además, cuenta con un glosario más amplio que incluye y completa la terminología básica d la primera parte.
• Por último, se acompaña de unos anexos con información sobre las normas y documentos de referencia empleados, el desarrollo de la especificación, etc.

Para terminar (por ahora), otra cita de MoReq:

Si los requisitos incluidos en esta especificación MoReq llegan a aplicarse en la práctica, deberán dar lugar a un sistema que gestione documentos electrónicos de archivo con el grado de confianza e integridad deseados, aunando las ventajas del método de trabajo electrónico con la teoría clásica de gestión de documentos de archivo.

Mañana -si todo sale bien- acabo con todo esto de MoReq. Por lo menos, espero que a alguien le sirva (al menos lo mismo que me está sirviendo a mí).

Technorati Tags: MoReq, ERMS, documentos electrónicos, gestión de documentos, proyecto europeo

El programa es gestionado desde la Dirección General de Informática de la Comisión Europea, que cuenta además con la asistencia de un Comité de Servicios Paneuropeos de Administración Electrónica (CSPAE) compuesto por representantes de los Estados miembros y presidido por el representante de la Comisión. Entre las atribuciones de éste figura la adopción del Programa de Trabajo IDABC y sus correspondientes presupuestos. El programa de trabajo es revisado al menos una vez al año para agregar nuevas actividades y reflejar los cambios significativos en las existentes. Su última revisión fue el 14 de agosto de 2006 [documento pdf en inglés: 1056 Kb].

IDABC cuenta con una dotación financiera de 148,7 millones de euros para el período del 1 de enero de 2005 al 31 de diciembre de 2009. Estos fondos se dividen entre:

1. Los Proyectos de Interés Común, que pretenden la creación o consolidación de servicios paneuropeos de administración electrónica, desarrollados en apoyo de:
   • Las políticas comunitarias (agricultura, educación, empleo, energía, medio ambiente, pesca, salud, ayuda humanitaria, mercado interior, estadística, normas/regulaciones técnicas, turismo, comercio, transporte), por ejemplo, con la creación de sistemas de información sobre financiación comunitaria, la publicación y difusión de documentos oficiales o el intercambio de datos entre administraciones relativos a conductores, vehiculos, buques y transportistas.
   • Los intercambios interinstitucionales de información (principalmente entre el Consejo, la Comisión y el Parlamento Europeo).
   • La cooperación internacional en este ámbito, tanto con respecto a los países candidatos, como con organizaciones internacionales, prestando especial atención a las inicitivas de cooperación y desarrollo.
   • La continuidad de Proyectos de Interés Común financiados previamente por el programa IDA.
2. Las Medidas Hortizontales, destinadas a la creación o consolidación de servicios paneuroperos horizontales de administración electrónica, esto es, servicios de infraestructura o actividades estratégicas y de apoyo.
   • Entre los servicios de infraestructura, el programa presta atención sobre la seguridad y fiabilidad de las plataformas para el intercambio de datos y en la gestión de flujos de datos; al desarrollo y coordinación de políticas, servicios y sistemas de autenticación y certificación electrónica; así como a la normalización de los sistemas y herramientas (a través de codificaciones y esquemas XML comunes, un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos, la definición de metadatos), la utilización de formatos abiertos, etc.
   • Las actividades estratégicas engloban aquellas de análisis (estudios, informes, comparativas, estadísticas), sensibilización de las partes interesadas y fomento de la creación de servicios paneuropeos.
   • Por último, las actividades de apoyo son aquellas en favor de la gestión del programa -en lo que se refiere a evaluar la calidad y rentabilidad de los proyectos, para aumentar su eficacia y eficiencia- y de la difusión de buenas prácticas en administración electrónica -a través de publicaciones, sitios web, uilizando programas de código abierto en las administraciones públicas...-.

Entre los Proyectos de Interés Común que han sido financiados a través de los programas IDA e IDABC yo destacaría la red de Servicios Europeos de Empleo EURES [ver más abajo], pero hay muchos otros tan o más importantes que éste. Por otro lado, una de las medidas horizontales del programa es MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Records), y a él irán dedicados los siguientes posts.

Por distintos motivos tuve que hacer una presentación sobre EURES en el marco del Curso de Documentación Europea que organizamos cuando trabajaba en la Dirección General de Asuntos Europeos del Gobierno de Cantabria. Aunque no venga mucho a cuento, la cuelgo aquí por si a alguien le interesa (es muy básica):

Presentación sobre la Red EURES

Convocatoria de propuestas con arreglo a los programas de trabajo provisionales del Séptimo Programa Marco de Acciones de Investigación, Desarrollo Tecnológico y Demostración y el Séptimo Programa Marco de la Comunidad Europea de la Energía Atómica (Euratom) de Acciones de Investigación y Formación en Materia Nuclear (2006/C 316/10)

Diario Oficial de la Unión Europea C 316, 22-12-2006

Especialmente me refiero a la convocatoria FP7-ICT-2007-1, perteneciente al tema 3. Tecnologías de la información y la comunicación, que en su línea de trabajo 3.4 Bibliotecas y contenidos, se dedica a los siguientes objetivos:

• Bibliotecas digitales digitales y aprendizaje (ICT-2007.4.1)
• Contenidos inteligentes y semántica (ICT-2007.4.2)

Para más información sobre estos objetivos, puede descargarse el Programa de Trabajo 2007 (en inglés) disponible en Cordis. [Ojo: este programa es para proyectos de investigación].

Y ya metidos en harina europea, habrá que ver qué da de sí el programa Cultura (2007-2013). Yo, por si las moscas, estaré pendiente de la Guía de Financiación Comunitaria, posiblemente el mejor sistema de información (dentro de lo que visto) que existe en este ámbito -además de ser gratuito y en español-, mantenido por el Centro de Documentación Europea de la Universidad de Valencia.

¿En qué consiste TAPE?

Misión del proyecto TAPE

TAPE pretende contribuir a los planes de acción para la preservación de la herencia audiovisual sentando las bases de un programa de concienciación y formación destinado a los no especialistas. TAPE va a reunir a expertos de grandes organizaciones y de aquéllas implicadas en programas tecnológicos avanzados (tales como PRESTO-Space y Film-FIRST) para desarrollar un programa de formación y materiales de apoyo.

TAPE se ocupa sobre todo de la preservación y de las cuestiones sobre el acceso a los materiales audiovisuales en instituciones no dedicadas al efecto, esto es, colecciones que sin especializándose en lo audiovisual, tienen colecciones audiovisuales [como es el caso de buena parte -si no la totalidad-, en mayor o menor medida, de nuestros archivos]…

[Traducción mía :) ]

El proyecto está coordinado por la Comisión Europea para la Preservación y el Acceso (ECPA), con sede en Amsterdam -puede encontrarse información sobre ECPA en el sitio web de la Biblioteca Nacional-, y cuenta además como coorganizadores con: el Archivo del Jazz y el Pop de Finlandia (JAPA) -lástima no saber suomi-; la Oficina Central de los Archivos Estatales de Polonia (Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych; directorio institucional y sitio web de los Archivos Estatales Polacos); el Phonogrammarchiv (PHA) de la Academia Austriaca de las Ciencias (OEAW); y el Centro para la Reproducción, Encuadernación y Restauración de los Archivos Estatales de Italia (CFLR), que sería más o menos el equivalente a nuestro Servicio de Reproducción de Documentos

Además, cuenta con el apoyo de otras veinte organizaciones asociadas (associate partners) que participan en una o más actividades específicas: institutos nacionales del film -lo que sería nuestro Instituto de la Cinematografía y de las Artes Audiovisuales-; museos y archivos audiovisuales, como el de la BBC –en TVE no andan como para poner dinero en iniciativas como ésta, como leíamos hace poco en Archivologo (I, II y III)-; universidades… En su mayor parte pertenecen al centro y norte de Europa (Países Bajos, Suecia, Finlandia, Dinamarca, Reino Unido y Francia), y no sólo de países de la UE, también hay organizaciones de Noruega, Suiza y Rusia. Curiosamente, ninguna española (aunque tampoco alemana, por ejemplo).

El proyecto está organizado en nueve líneas de trabajo [puede leerse una descripción de cada una en un documento [pdf] disponible en su sitio web], repartidas entre las entidades organizadoras:

• Estudio sobre colecciones audiovisuales en Europa [resumen en pdf].
• "Formación de formadores": desarrollo del programa/materiales de formación.
• Cursos de formación europeos.
• Eventos formativos y talleres nacionales/regionales.
• Grupo de trabajo sobre tecnología.
• Grupo de trabajo sobre colecciones audiovisuales e investigación.
• Grupo de trabajo sobre acceso, transmisión y diseño.
• Publicaciones, sitio web y publicidad.
• Administración.

En The Ten Thousand Year Blog destacan su base datos de literatura especializada, que contiene referencias a 163 recursos sobre preservación y digitalización de materiales audiovisuales. Vale la pena echar un ratito en ella para recopilar algunos artículos interesantes.

Convendría hacer una lectura pausada desde la óptica archivística de las iniciativas comunitarias en materia de digitalización, acceso y conservación de colecciones digitales. Nos pondremos a ello, porque con tantos planes, programas, acciones y proyectos europeos me estoy haciendo un pequeño lío. De momento, ahí van unos pocos enlaces:

• i2010: Bibliotecas Digitales, en el Portal europeo de la Sociedad de la Información
• Sitio del EDL project (European Digital Library Proyect), que además cuenta con un blog
• The European Library que, por lo que he podido intuir, parece que será la base del futuro portal de la Biblioteca Digital Europea

E-Domec es el nombre que ha dado la Comisión Europea (en adelante "CE" o "la Comisión") a su política de gestión de documentos. Dio sus primeros pasos en enero de 2002, cuando la Comisión enmendó su Reglamento interno con las disposiciones relativas a la gestión de documentos establecidas en la Decisión de la Comisión 2002/47 [pdf] -elaborada a partir del documento C(2002) 99 final [pdf] sobre “Simplification and modernisation of the management of the European Commission's documents (Action 9 of the interim action plan on simplification)”-. Este marco normativo se vio completado en julio de 2004 con la Decisión de la Comisión 2004/563 [pdf], de 7 de julio de 2004, por la que se modifica su Reglamento interno, en lo que se refiere a los documentos electrónicos y digitalizados.

Los objetivos de esta política son muy claros, como señala Frank Brady en su ponencia:

• mejorar la calidad de trabajo de los departamentos de la CE;
• preservar la memoria de la institución;
• permitir rendir cuentas de sus acciones al Parlamento, al Consejo, al Tribunal de Cuentas…;
• y aumentar, en definitiva, la transparencia de la CE ante el ciudadano europeo.

Pero E-Domec no es sólo una política; también es un equipo de trabajo (en el que, por cierto, hay varios españoles) enmarcado en la Secretaría General de la Comisión como unidad B.3 y dirigido por el propio Frank Brady. Los trabajos de esta unidad SG B.3 se desarrollan –siguiendo de nuevo a Brady- en tres niveles:

1. A nivel normativo, trabajando en las normas de desarrollo de las citadas Decisiones (algunas ya elaboradas, como las de registro, clasificación y valoración; y otras en preparación, como las de transferencias a los Archivos Históricos)
2. A nivel técnico, con el desarrollo de herramientas informáticas (como el nuevo Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos HERMES, que pretende ser una plataforma común para las distintas aplicaciones que trabajará con un único depóstio/repositorio; ARES -Advanced Records System-, que pretende “acabar” con Adonis 5.3 -a estos de la CE les ha dado por la mitología griega-, la herramienta de registro utilizada en la actualidad; o la aplicación NOM-COM, que gestiona el cuadro de clasificación)
3. A nivel organizacional, desde su posición central como unidad dependiente de la Secretaría General de la CE y al mismo tiempo en contacto con las diferentes Direcciones Generales, ya que lleva a cabo distintas medidas de formación e información (entre las que se incluye su propio sitio web), y apoya y supervisa el trabajo de los Encargados de Gestión de Documentos (DMOs) de cada departamento o Dirección General.

Por otro lado, el trabajo de e-Domec se encuadra dentro del marco estratégico eCommission, que busca la implantación y el desarrollo de los servicios de la e-Administración en la propia CE, y recogido en el plan i2010 (no I-EUROPA 2010, como se decía en la documentación de E-DOCPA). El futuro que plantea la implementación de la e-Comisión supondrá para su política archivística y de gestión documental, como comentaba Brady, cambios importantes en los hábitos y en la cultura de gestión de documentos existente; en la tecnología de los sistemas de información; en los recursos humanos y presupuestarios destinados al efecto. Va a requerir (de hecho lo está haciendo) la coordinación de un conjunto de profesionales provenientes de distintos ámbitos (archiveros, documentalistas, informáticos, juristas...) y la implicación de la jerarquía al más alto nivel.

Para terminar, me quedo con dos frases de la pequeña entrevista a Frank Brady en La Voz de Asturias con la que enlábamos en la anterior entrada:

...hay que dar el salto y es vital la transparencia porque los ciudadanos tienen derecho a saber y a tener acceso a la información.

Si el Gobierno ofrece los servicios, los ciudadanos los usarán.

¡Qué cosas dice este Brady!

Technorati Tags: E-DOCPA, E-Domec, Comisión Europea, gestión de documentos, Frank Brady

MICHAEL es un proyecto rompe-fronteras que pretende abrir el acceso mundial al patrimonio cultural europeo. El proyecto es financiado por la Comisión Europea a través del programa eTen, destinado al despliegue de nuevas tecnologías en Europa.

MICHAEL intenta proporcionar un acceso sencillo y rápido a las colecciones digitales de museos, de bibliotecas y de archivos de diversos países europeos. El trabajo comenzó en junio de 2004, con el objetivo de poner en marcha una plataforma multilingüe innovadora de fuente abierta, equipada con un motor de búsqueda. Antes de 2007, la plataforma de MICHAEL será capaz de recuperar las colecciones digitales dispersas por toda Europa. Habrá muchos usos para MICHAEL; por ejemplo, estudiantes e investigadores podrán hallar información sobre las colecciones europeas que anteriormente podrían haber sido difíciles de encontrar. Los servicios también apoyarán el turismo cultural, las industrias creativas y otros intereses.

El consorcio del proyecto incluye miembros de la República Checa, Finlandia, Francia, Alemania, Grecia, Hungría, Malta, Italia, Países Bajos, Polonia, Portugal, España, Suecia y Reino Unido, con representantes de poderes públicos, instituciones de investigación y empresas privadas.

Puede verse cómo funciona esta plataforma, basada en XML, aplicaciones de fuente abierta y criterios de interoperabilidad (entre los que se encuentra el uso de estándares como Dublin Core para la definición de metadatos), en los sitios del proyecto de Italia, Francia y Reino Unido

Por parte española participa en el consorcio la Biblioteca Nacional. No he visto que haya mucha participación (directa) de instituciones archivísticas en el proyecto (aunque sí aparecen referenciados fondos y colecciones archivísticas). De hecho, en raras ocasiones vemos que aprovechen estas oportunidades (y menos en España). En la medida de mis posibilidades intentaré publicar alguna noticias sobre éste y otros proyectos, para que toda la comunidad pueda aprovecharse de sus resultados y recursos. Y esperemos que algún organismo (público o provado) se interese en participar (o impulsar) en alguno de ellos.

Actualizaciones:

6/12/2006: María José Aldaz se hace también eco de la Conferencia sobre Michael que ha tenido lugar estos días atrás en Roma.

9/1/2007: se ha actualizado el sitio de Michael y, por el momento, no se puede acceder a la información sobre los eventos del proyecto; además, informan de que "From 2008, new contents will be added to the MICHAEL European Service from the Czech Republic, Finland, Germany, Greece, Hungary, Malta, the Netherlands, Poland, Portugal, Spain and Sweden. As these new contents are added to the service, additional languages will be supported".

3/2/2008: he encontrado un documento sobre Michael presentado por Rossella Caffo (Direttore della Biblioteca di storia moderna e contemporanea, Roma) en la Conferencia internacional sobre El patrimonio cultural y científico europeo en un mundo digital, celebrada en Berlín los días 21 y 22 de febrero de 2007 (durante la presidencia alemana de la UE), con el título "MICHAEL. Un servicio europeo para acceder al Patrimonio Cultural digital" [pdf].

IDABC son las siglas de Interoperable Delivery of European eGovernment Services to public Administrations, Business and Citizens (prestación interoperable de servicios paneuropeos de administración electrónica a las administraciones públicas, a las empresas y a los ciudadanos). Se trata de un programa con base normativa en la Decisión 2004/387/CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 21 de abril de 2004 [documento pdf], y un ámbito de aplicación de cinco años (2005-2009). Como señala el art. 2.1 de dicho texto,

El objetivo del programa IDABC es definir, apoyar y promover el desarrollo y establecimiento de servicios paneuropeos de administración electrónica y de sus redes telemáticas interoperables que ayuden a los Estados miembros y a la Comunidad a aplicar, en sus respectivos ámbitos de competencia, las políticas y acciones comunitarias y obtener así importantes beneficios para el sector público, las empresas y los ciudadanos.

IDABC es la continuación de otros dos Programas que prepararon el camino para el despliegue de los servicios de la e-Administración que se desarrollan ahora: los programas IDA e IDA II.

EVOLUCIÓN DE LOS PROGRAMAS IDA-IDABC (1995-2009)

PROGRAMA	IDA (1995-1998)	IDA II (1999-2004)	IDABC (2005-2009)
FINALIDAD	Interoperabilidad de los sistemas de información de los estados miembros (aprovechamiento de sistemas existentes; política de estandarización)	Establecimiento de redes de transmisión de datos para intercambio de información (infraestructura, servicios y aplicaciones)	Desarrollo y establecimiento de servicios paneuropeos de administración electrónica

Como señala la citada Decision 2004/387/CE,

El despliegue de redes telemáticas transeuropeas para el intercambio de información entre las administraciones públicas de toda Europa, las instituciones de la Comunidad y otras entidades como las agencias, servicios y organizaciones europeas que se dedican a fomentar los intereses de la Comunidad no debe considerarse un fin, sino un medio para llegar a servicios de información interoperables y de administración electrónica interactivos a escala paneuropea, partiendo de los beneficios derivados de la cooperación entre las administraciones públicas en toda Europa y aplicando dichos beneficios a los ciudadanos y a las empresas.

Por otro lado, los Programas IDA e IDABC se han integrado en el marco de los sucesivos Planes de acción para el impulso de la Sociedad de la Información en la Unión Europea (eEurope2005, i2010). Sobre esta cuestión puede llerse más en el capítulo 3 del documento del MAP, "IDABC en las estrategias de Administración electrónica de la UE (eEurope 2005, 2010, I+DT,...)".

Bueno, más o menos esto es lo que es eso de IDA e IDABC. En el siguiente post veremos cómo funciona.